Workshop là gì? Các bước thực hiện Workshop thành công - Blog Minara
Kiến thức, Website

Workshop là gì? Các bước thực hiện Workshop thành công

Trong thời gian gần đây, thuật ngữ workshop xuất hiện nhiều hơn trên khắp các mạng xã hội. Làm Marketing truyền thông, Workshop là một khái niệm mà bạn không thể bỏ qua. Vậy Workshop là gì? Làm thế nào để tổ chức một buổi workshop đúng nghĩa. Hãy cùng Minara tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Workshop là gì?

Ở Việt Nam, workshop được biết đến là một (hoặc một chuỗi) buổi trao đổi kiến thức, phương pháp, kỹ năng của một lĩnh vực nào đó.

Tùy theo chủ đề workshop mà diễn giả (speaker) sẽ được lựa chọn phù hợp giúp trao đổi với các bạn tham gia. Các workshop thường kéo dài 2-4 tiếng, với 2 hoạt động chính, thứ nhất là những bài nói chuyện của khách mời và thứ hai là Q&A (hỏi đáp).

Không có một giới hạn nào về số thành viên tối đa trong một buổi workshop. Từ chỉ có mười mấy người đến những sự kiện lớn có thể lên tới hàng trăm người. Tất cả phụ thuộc khá nhiều vào khả năng của đơn vị tổ chức như là về nội dung hoặc không gian. Và không gian tổ chức có thể là không gian kín hoặc mở, nhưng cần đủ rộng rãi, thoải mái cho các thành viên trao đổi, networking, teamwork,…

Một workshop hiệu quả khi xác định trước các yếu tố

  • Một nhóm người đại diện cho các bên liên quan
  • Một mục tiêu đã được xác định trước
  • Xác định được phương thức tương tác
  • Các sản phẩm công việc đầu ra được xác định
  • Và có một người điều phối có kỹ năng dẫn dắt tốt

Một workshop hiệu quả sẽ thúc đẩy sự tin tưởng của các bên liên quan, nâng cao hiểu biết lẫn nhau, giao tiếp mạnh mẽ giữa các bên liên quan, và tạo ra các kết quả đầu ra mang nhiều giá trị.

Một workshop lý tưởng được điều phối bởi một người có nhiều kinh nghiệm, có tư tưởng trung lập. Tuy nhiên, một thành viên của đội dự án cũng có thể phục vụ như là một người điều phối. Một người ghi chép lại các quyết định đạt được và bất kỳ điểm nổi bật. Một chuyên viên phân tích kinh doanh có thể là nhà điều phối hoặc hỗ trợ công việc ghi chép ở các workshop. Trong tình huống nhà phân tích kinh doanh là chuyên gia trong chủ đề (SME) thì họ phục vụ dưới một người tham dự workshop. Cách tiếp cận phải được xem xét cẩn thận để tránh gây nhầm lẫn về vai trò của các nhà phân tích kinh doanh.

Các bước thực hiện một workshop thành công 

Chuẩn bị cho Workshop

Khi chuẩn bị cho một Workshop, cần phải chuẩn bị:

  • Xác định rõ ràng mục đích của workshop và kết quả đầu ra
  • Xác định các bên liên quan cần tham gia
  • Xác định người điều phối và người ghi chép
  • Tạo ra một chương trình nghị sự – agenda
  • Xác định phương thức để ghi lại, nắm bắt kết quả đầu ra
  • Lên kế hoạch cho phiên làm việc và mời các đối tượng liên quan tham dự
  • Sắp xếp phòng ốc, máy chiếu, trang thiết bị cần thiết khác cho phiên làm việc
  • Gởi chương trình nghị sự hoặc các kịch bản (nếu có) để người tham dự chuẩn bị và tăng năng suất lao động ở meeting.

Xác định vai trò của những người tham gia Workshop

Nhà tài trợ (Sponsor)

Là người hậu thuẫn cho workshop nhưng có thể không phải là người tham dự phiên làm việc và không chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra.

Người điều phối (Facitilitator)

Người điều phối là người cầm trịch cho workshop; giới thiệu các mục tiêu và chương trình nghị sự của workshop; hướng các thành viên tham dự theo cấu trúc và quy tắc của workshop; giữ các hoạt động bám theo mục tiêu và kết quả kỳ vọng đầu ra; tạo điều kiện cho việc ra quyết định và giải quyết các xung đột (nếu có), đảm bảo tất cả các thành viên tham dự được thể hiện quan điểm và được lắng nghe.

Người ghi chép (Note-taker)

Người ghi chép tài liệu hoá các quyết định được đưa ra theo định dạng đã được xác định trước workshop, theo dõi bất kỳ hạng mục hoặc vấn đề mà chưa hoàn thành trong phiên.

Người giám sát thời gian (Timekeeper)

Người giám sát thời gian có nhiệm vụ đảm bảo các hạng mục trong agenda của workshop hoạt động theo đúng khung giờ và thời gian trong kế hoạch ban đầu. Dù không xuất hiện trực tiếp trong workshop như người điều phối; vị trí “sau cánh gà” này đòi hỏi sự sát sao và kỷ luật rất chặt chẽ về thời gian; cũng như bao quát workshop dưới góc độ thời gian (so với góc độ về nội dung của người điều phối).

Người tham dự (Participant)

Người tham dự, hay khán giả, bao gồm các đối tượng liên quan và các chuyên gia trong lĩnh vực  phù hợp với chủ đề của workshop. Họ có trách nhiệm cung cấp dữ liệu, thông tin cá nhân, góc nhìn; quan điểm của họ, lắng nghe những quan điểm của các thành viên khác, thảo luận các vấn đề mà không thiên vị cho bên nào.

Lời kết

Workshop là một công cụ hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của nhiều bên liên quan trong cùng 1 thời điểm. Để có thể tổ chức thành công Workshop, cần phải trải qua một quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng. Sự thành công của Workshop phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và kiến thức của người điều phối.